Langsung ke konten utama
ARTI PENTING ORGANISASI & METODE
Organisasi
berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.
Istilah
Organisasi dapat diartikan sebagai:
WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)
PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang
efesien (bersifat Dinamis) ====è Inilah yang menyebabkan
mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan
berubah-ubah
METODE : Tata kerja / cara
bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses
kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
Metode
ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya
kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.
ORGANISASI DAN METODE :
Rangkaian
proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber
dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu
mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan
Dari Pemgertian diatas O
& M mengandung maksud:
·
Kunci
dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
·
Mutlak
dalam kegiatan manajemen
·
Memanfaatkan
segala sumber dan waktu
·
Berguna
untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
MANAJEMEN :
Proses
dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa
mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan
Kegitan Manajemen :
§ Planning (perencanaan):
Berpikir,
menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik diperlukan dalam
rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi
§ Organizing
(pengorganisasian):
Proses
penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang
yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam
penempatan orang atau staf diharapkan objektif
§ Motivating (motivasi):
Membina,
mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik
bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan
pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human
relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian
tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan
jaminan pemeliharaan kesehatan
§ Controlling (pengendalian):
Mengadakan
pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang
telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa
besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang
harus dilakukan selanjutnya
Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER)
YANG DIPERLUKAN:
¨ Manusia atau Tenaga Kerja
(Man/Man Power)
¨ Uang atau Biaya (Money)
¨ Bahan-bahan atau Material
(Materials)
¨ Mesin dan Peralatan
(Mechines & Equipment)
Sumber-sumber diatas menurut
George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan
menambah 2 sumber lagi:
¨Tata kerja (Methods)
¨ Pasar (Market)
Dalam
kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut
pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode
hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas
sasaran kegiatan.
Hubungan timbal balik
antara Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)
Eratnya hubungan timbal
balik antara manajemen, Organisasi dan tata kerja dapat dilihat dari gambar
diatas dimana untuk mencapai tujuan ketiganya tidak dapat dipisahkan.
O
& M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen. Lihat gambar dibawah ini:
3. Sejarah O & M
Istilah O
& M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and
Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of
The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk
merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan
dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab
masalah dan kemudian dianalisis. Saat
itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
© Mengadakan prognosis
(problems observation)
© Mengadakan diagnosis
(problems identification)
© Menentukan sebab-sebab
(reasions determination)
© Memberikan terapi dan
pengobatan (problems solution)
Istilah-istilah O
& M
Di Amerika
istilah O & M berbeda-beda Antara lain:
Administrative analyst, Management analysis, System &
procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia
sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi
& efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa
& pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.
Apabila
dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff,
oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang
dimaksud adalah:
ª Membantu top majaer dalam
merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur
organisasi
ª Membantu top manajer dalam
penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
ª Membantu penempatan staf
ª Membantu manajer dalam
proses pengambilan keputusan
ª Membantu dalam menyusun
buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka
memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
ª Merencanakan pembuatan dan
penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
ª Membantu top manajer dalam hubungan antar unit,
pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
ª Membantu dalam visualisasi
dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.
4. O & M sebagai alat
Analisis & Survey
Analisis
dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal
tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru
Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan
pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran
ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain
berfungsi sebagai kegiatan analisis O
& M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan
terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
a. Perencanaan pendekatan
terhadap masalah yang dihadapi:
♪ Perumusan tujuan survei
♪ Penentuan ruang lingkup
♪ Penentuan sasaran
♪ Penentuan sampling
♪
Persiapan program
♪ persiapan pelaksanaan
b. Pelaksanaan Survei
♪
Pengumpulan data
♪ Pengumpulan fakta:
♫
Peninjauan langsung
♫
Wawancara
♫ Diskusi
♫ Membagikan survei
♫ Riset
c.
Pengolahan
♪
Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
♪ Penemuan masalah, cirri,
sebab, alternatif, pilih alternatif
d. Penyajian
♪ Penyerahan
laporan
♪ Pemaparan
e.
Penerapan
♪
Pembinaan hubungan kontinyu
♪ Penugasan
♪ Penilaian
RUANG LINGKUP O
& M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
► Komunikasi dalam
organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran,
dan sistem (Work methods, procedur & System)
► Pendayagunaan mesin kantor
(Office mechine)
► Pentingnya tata ruang
kantor & penyusunan perencanaan (Office
layout and space planning)
► Kesimpulan akhir (Final
Conclusion)
Referensi:
Prof.Dr.Faisal Afiff,SPEC.LIC,
Prof.Dr.R.Paemeleire.,L. Uytterschaut.,Organisasi
Perusahaan Modern,Refika Offset,Bandung.
Prof.Dr. Mardiasmo, Akuntansi Sektor Publik,Andi,Yogyakarta.
Komentar
Posting Komentar